Para ser considerado de qualidade, o texto precisa ser consistente. Isso significa, em essência, “esgotar” o assunto abordado, oferecendo ao leitor o máximo possível de informações relacionadas ao tema.
Para uma boa “exploração” do assunto vale recorrer à técnica jornalística e às seis perguntas básicas que todo profissional da área usa como roteiro para orientar suas reportagens.
Veja quais são:
O QUÊ? – O que aconteceu? O que está acontecendo? O que acontecerá?
QUANDO? – Em que período, em que momento, em que data etc. aconteceu, está acontecendo, acontecerá?
ONDE? – Em que lugar, em que contexto etc. aconteceu, está acontecendo, acontecerá?
QUEM? – Quem participou, está participando, participará; organizou, está organizando, organizará; foi alvo, está sendo alvo, será alvo etc. do acontecimento?
COMO? – Em que circunstâncias, situação etc. se deu, está se dando, se dará o fato?
POR QUÊ? – Por que o fato aconteceu, está acontecendo, acontecerá? Quais consequências o fato acarretou, está acarretando, poderá acarretar?
Ao usar as seis perguntas “clássicas” como base para desenvolver o conteúdo de um texto informativo em qualquer formato (comunicado, carta, e-mail, relatório, projeto etc.), vamos obter um texto, no mínimo, CONSISTENTE.
Veja como o “mecanismo” funciona:
Um Diretor de Planejamento precisa escrever um e-mail, convocando vários funcionários da empresa para uma reunião. Como ele exploraria este assunto antes de escrever, tendo em vista não deixar de fora nenhuma informação importante?
O quê? – O principal fato, objetivo, do e-mail é a reunião.
Quando? – A reunião foi programada para o dia 27 de julho, às 16h00.
Onde? – A reunião será realizada na sala da Diretoria de Planejamento.
Quem? – Quem está convocando a reunião é o Diretor de Planejamento e quem está sendo convocado para a reunião são os Gerentes das áreas Financeira, de Contabilidade, de Recursos Humanos, Industrial e Comercial.
Por quê? – O motivo da reunião é o planejamento financeiro da empresa para o fim de ano, que traz despesas adicionais de vulto relacionadas ao pagamento de décimo-terceiro aos funcionários.
Como? – O Diretor de Planejamento espera definir um plano de ação, com base nas ideias e sugestões dos participantes, e na previsão de recebimentos e custos da empresa até o o período de pagamento do décimo-terceiro aos funcionários.
Deu para perceber como esse questionário básico facilita o desenvolvimento da escrita? Nenhuma informação importante vai ser esquecida.
Vamos ao texto:
O “formato” e-mail traz algumas facilidades que vamos aproveitar neste caso, como o De, o Para e o Assunto, que já resolvem o “Quem” (quem está convocando a reunião e quem está sendo convocado) e o “O Que” (o fato, ou seja, trata-se de uma reunião sobre pagamento de décimo-terceiro).
De: Diretor de Planejamento
Para: Gerente Financeiro; Gerente Contabilidade; Gerente Recursos Humanos; Gerente Industrial; Gerente Comercial
Assunto: Reunião sobre pagamento de décimo-terceiro
Solicito sua presença em reunião a ser realizada na sala da Diretoria de Planejamento, no dia 27 de julho, às 16h00.
O objetivo é tratar do planejamento financeiro da empresa para o período de novembro e dezembro próximos, quando efetuamos o pagamento do décimo-terceiro aos funcionários.
Para traçarmos o melhor plano de ação, conto com suas ideias e sugestões e também com as estimativas de custos, vendas, produção e faturamento previstas para o período.
Atenciosamente,
Diretor de Planejamento
Além de deixar o texto consistente, o sexteto de perguntas ajuda a direcionar o fluxo das ideias por escrito e a dar à comunicação uma forma mais clara e objetiva.
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